El gráfico intenta describir el ciclo de vida de la información en un sistema. Y lo vamos a analizar desde nuestra perspectiva SAP.
La ejecución de los distintos pasos de un proceso de negocio desencadena la creación y eventual modificación de información en la base de datos. Una vez que ese proceso finaliza, la frecuencia de acceso a esos datos empieza a bajar. Los datos de un proceso finalizado ya no se modifican. Las necesidades de lectura son esporádicas.
A partir de esta descripción surgen definiciones muy potentes a la hora de pensar una iniciativa de Gestión del ciclo de vida de la información (Information Lifecycle Management), ILM.
El ILM es una mirada más amplia que incluye el archiving, pero se extiende hasta la determinación del momento de la destrucción total de la información.
Las ideas más fuertes que considerar y que impactan de lleno en todo proyecto de ILM son:
a) Tiempo de residencia: ¿Cuánto tiempo debe transcurrir desde que un proceso de negocios finalizó hasta que puedo archivar la información de ese proceso?. Esta definición impacta directamente en el alcance y el volumen de una iniciativa de archivado de datos
b) Tiempo de retención: ¿Por cuánto tiempo debo conservar la información archivada? La respuesta a esta pregunta responde fundamentalmente a exigencias legales y de negocio y tiene consecuencias tecnológicas: hay que definir qué tecnología va a sostener este almacenamiento por los plazos que sean necesarios
Es central tener claridad sobre estas cuestiones y volver sobre las reglas de oro del archiving:
1) No se archivan datos cuyo proceso de negocio no hay finalizado
2) No se archivan datos si el tiempo de residencia definido no se alcanzó
3) Todo dato archivado y retenido siempre es accesible
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