La cantidad de documentación no estructurada que generan las empresas crece exponencialmente y tiene diversas fuentes y propósitos. SAP genera documentación no estructurada (facturas, órdenes de compra, certificados, etc.). Al mismo tiempo, SAP permite adjuntar documentación no estructurada para respaldar formal o informalmente pasos de procesos de negocio.
Otras aplicaciones no SAP también son origen de profusa documentación que puede o no estar emparentada con las actividades que se ejecutan en SAP. El desafío de este tiempo es la integración de todo el capital documental con el propósito de poder facilitar su utilización por los diferentes perfiles de usuarios, unificar la tecnología para el almacenamiento de dicha información, optimizando costos y potenciar la utilización de la inteligencia artificial para mejorar la toma de decisiones.
En este contexto, surge la necesidad de implementar soluciones de gestión documental que sean capaces de:
Centralizar la Información: Crear un repositorio único donde se almacene toda la documentación, independientemente de su origen, facilitando el acceso y la gestión centralizada.
Automatizar Procesos: Utilizar tecnologías de automatización para procesar, clasificar y gestionar la documentación de manera eficiente, reduciendo el tiempo y esfuerzo manual.
Mejorar la Seguridad y Cumplimiento: Asegurar que toda la documentación esté protegida y que se cumplan las normativas legales y de cumplimiento de la industria.
Facilitar la Recuperación de Información: Implementar sistemas de búsqueda avanzados que permitan a los usuarios encontrar rápidamente la documentación que necesitan, mejorando la productividad y la eficiencia operativa.
Potenciar el Uso de la Inteligencia Artificial: Utilizar herramientas de inteligencia artificial para analizar grandes volúmenes de documentación no estructurada, extrayendo insights valiosos y apoyando la toma de decisiones basada en datos.
La integración de estas soluciones no solo permite a las empresas gestionar su documentación de manera más eficiente, sino que también las prepara para afrontar los desafíos futuros en un entorno de negocios cada vez más digital y orientado a los datos. En conclusión, la capacidad de gestionar eficazmente la documentación no estructurada se está convirtiendo en un factor clave para el éxito empresarial en la era digital.
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